Tout ce que vous devez savoir sur les signatures électroniques

Être en mesure de faire des affaires à tout moment et de n'importe où est plus important que jamais, et c'est pourquoi nous sommes fiers de vous offrir une véritable expérience de vente à distance par le biais de notre plateforme de vente en ligne, Lia.

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La phase de proposition

Comment utiliser les signatures électroniques dans Lia ?

Notre tutoriel pratique sur la façon d'utiliser les signatures électroniques vous aidera à vous familiariser avec notre processus de signature électronique dans Lia.

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Systèmes de signature électronique acceptés ?
Bien que Lia n'accepte que les signatures électroniques fournies au moyen de OneSpan pour les propositions soumises dans l'application, nous sommes heureux d'annoncer qu'Assomption Vie accepte désormais différents systèmes de signature électronique, y compris les options populaires suivantes :
 
  • Adobe Sign
  • SignNow
  • DocuSignMD
  • OneSpan
Pour en apprendre davantage sur notre processus de proposition au moyen de ces systèmes, veuillez consulter notre guide étape par étape.
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Conseils pour Lia: Quoi faire et ne pas faire en matière de signature électronique ? 

Lorsque vous soumettez une proposition à l'aide de l'outil de signature électronique OneSpan dans Lia, voici quelques conseils à garder à l'esprit :

  • ASSUREZ-VOUS de cocher « Généré automatiquement par Lia » dans la section du formulaire de proposition intitulé « AVIS, déclaration et autorisation ».

  • VEILLEZ à ce que chaque signataire fournisse une adresse courriel unique lors du choix de l'option de signature électronique à distance. La même adresse courriel ne peut pas être utilisée pour 2 signataires différents.

  • N'OUBLIEZ PAS de cliquer sur l’encadré orange « Signature électronique » pour passer à l'étape suivante.

  • RAPPELEZ à vos clients de vérifier leur dossier de courrier indésirable pour s’assurer d’avoir bien reçu leurs formulaires.

  • NE PAS soumettre les propositions des clients avant qu’ils aient reçu la demande de signature électronique et signé les documents. Une fois la proposition soumise et le numéro de police émis, aucune modification ne peut être apportée aux signatures électroniques. Si des modifications sont nécessaires, la proposition précédente sera annulée et vous devrez soumettre la proposition complète à nouveau dans Lia afin de pouvoir utiliser l'option de signature électronique.




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Liste de vérification des pièces justificatives de la signature électronique

Les conditions suivantes doivent être remplies pour que votre proposition fournie à l'aide d'autres systèmes de signature électronique soit approuvée : 
 

  1. Votre signature électronique doit être accompagnée de la date de signature, ainsi que de la province où elle a été effectuée (titulaire),

  2. Vous devez inclure la validation fournie par le système de signature électronique (c'est-à-dire un rapport d'audit ou l’historique); et

  3. Votre document doit être signé dans le formulaire d'origine (pas en pièce jointe).
     

S’il y a plus de 3 assurés, le processus de signature électronique sera désactivé. Vous devrez utiliser la copie papier de notre formulaire de déclaration et signature disponible sur Lia ou dans le Centre de documentation.
 
LE SAVIEZ-VOUS?

En utilisant l'outil de signature électronique OneSpan de Lia, la validation des signatures électroniques s’effectue automatiquement, ce qui vous permet de soumettre votre proposition plus facilement et plus rapidement.




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La phase de traitment

Soumettre une proposition au moyen d’une signature électronique

Avec l'outil de signature électronique de Lia, OneSpan, toutes les étapes de validation des signatures électroniques nécessaires sont effectuées automatiquement à même l'application, vous n’avez donc rien de plus à faire.

Mais si vous préférez utiliser un autre système de signature électronique, des pièces justificatives doivent être jointes afin de valider la signature électronique, et afin qu'elle soit acceptée et prise en considération conformément aux exigences des contrats d'assurance.

Ceci comprend les éléments suivants :
 

  1. Identification de l'auteur de la signature;
  2. La source et date de la signature. Cela peut inclure l'adresse IP de l'ordinateur ou de l’appareil électronique utilisé pour capturer la signature électronique, la date, l'adresse courriel du client, etc.; et
  3. Le système doit comprendre des mesures pour garantir la validité d'une signature contre toute modification ultérieure (par exemple, obliger le client à signer le document une deuxième fois après la modification du document, en affichant une note dans le document indiquant que le document a été modifié après avoir été signé, etc.).



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Puis-je apporter des modifications à l'aide des signatures électroniques ?
Oui. Si vous devez apporter des modifications ou ajouter des questionnaires à la proposition de votre client à l'aide de signatures électroniques, vous pouvez le faire tant que les pièces justificatives nécessaires à la validation / les certifications sont fournies.
 
Cependant, vous devez apporter ces modifications à l'aide de votre propre système de signature électronique, car vous ne pourrez pas apporter de modifications dans Lia une fois la proposition soumise.


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Lia vous permet de sauver du temps et de l’énergie

En utilisant Lia dès le début du processus, toutes les validations et les confirmations de la signature électronique se font automatiquement à même notre application. Vous n'avez donc pas à nous fournir de pièces justificatives. Cela fait en sorte de réduire le va-et-vient et de vous faire gagner un temps précieux, à vous et à votre client, et peut éventuellement entraîner l'émission plus rapide de la police.
 
Par conséquent, l'utilisation d'autres systèmes de signature électronique nécessite de fournir des documents supplémentaires pour garantir la validité des signatures électroniques fournies.




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Puis-je apporter des modifications aux propositions dans Lia ?
Non. Même si la police n'a pas encore été émise, une fois la proposition soumise, la modification d’une proposition ne peut pas s'effectuer dans l'application Lia. Toute documentation requise, comme un questionnaire, nécessiterait une signature et ne peut donc pas être soumise au moyen de Lia.


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La phase après-vente

À quoi peuvent servir les signatures électroniques dans la phase après-vente ?

Si une police a déjà été émise, vous ne pouvez utiliser les signatures électroniques que pour :
 

  • Un prêt sur police;

  • Un changement de couverture;

  • Un changement de bénéficiaire; ou

  • L’annulation de la police. 


Veuillez garder à l'esprit que les signatures électroniques fournies pour ces modifications devront être validées.
 
Pour toutes les demandes qui nécessitent la signature du titulaire de la police pour être traitées, tous les systèmes de signature électronique mentionnés ci-dessus seront acceptés, à l'exception d’une demande de changement de titulaire. Pour cela, nous aurons besoin d'une pièce d'identité, par exemple une copie du permis de conduire, puisqu'il s'agit d'un nouveau client pour nous.




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Comment modifier une police dans l’étape après-vente ?
Pour vos demandes de modifications, vous pouvez demander à l'équipe administrative d'Assomption Vie de préparer les documents révisés pour vous, ou s’il y a un système de signature électronique que vous préférez utiliser, vous pouvez l'utiliser pour effectuer vous-même vos modifications, tant que vous nous fournissez également tous les documents de validation nécessaires.


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Vous avez d’autres questions? N'hésitez pas à nous contacter - nous sommes toujours là pour vous aider.